Обчислення проміжних підсумків
Отже, у результаті впорядкування таблиці за певним стовпцем рядки з однаковими значеннями у цьому стовпці розміщуються поряд. Інакше кажучи, об’єкти, представлені рядками, групуються: ті із них, які мають однакові значення параметра сортування, складають одну групу. Так на рис. 5.23 таблицю відсортовано за значеннями параметра Посада, а отже, три перших рядки таблиці, що стосуються бухгалтерів, утворюють одну групу, два наступних, із відомостями про продавців – другу, а два останніх, де міститься інформація про менеджерів – третю групу.
Рис. 5.23. Таблицю відформатовано за стовпцем Посада
Часто виникає потреба обчислити підсумкові характеристики для груп об’єктів. Наприклад, для кожної посади може знадобитися визначити кількість працівників, що її обіймають, або їхній середній оклад. Для розв’язання подібних задач у Microsoft Excel призначено спеціальний засіб – Проміжні підсумки.
Перелічимо дії, що необхідно виконати для обчислення проміжних підсумків.
- Відсортувати таблицю.
- Виконати команду Дані
Підсумки. - Задати необхідні значення у діалоговому вікні Проміжні підсумки (рис. 5.24, a).
- Зі списку При кожній зміні в вибрати параметр, за яким здійснювалося сортування.
- Зі списку Використовувати функцію вибрати узагальнюючу операцію, яка виконуватиметься для кожної групи об’єктів (обчислення кількості, суми, середнього арифметичного тощо).
- Зі списку Додати підсумки до вибрати параметр, до значень якого застосовуватиметься узагальнююча операція.
- Клацнути кнопку ОК. Під кожною групою об’єктів буде відображене узагальнене значення (рис. 5.24, б).
Рис. 5.24. Обчислення проміжних підсумків: а - вікно Проміжні підсумки; б - підсумкові значення в таблиці
Оскільки на рис. 5.24 підсумкові середні значення обчислено за стовпцем Оклад, то саме в цьому стовпці вони відображатимуться (праворуч від написів «бухгалтер Середнє», «продавець Середнє», та «менеджер Середнє»). Крім того, внизу буде виведено середнє значення окладу усіх працівників, прізвища яких є в таблиці.
Коли проміжні підсумки буде обчислено, зліва від номерів рядків з’являться позначки структури (кнопки з символом «-»). Якщо клацнути таку кнопку, частину відомостей у таблиці буде приховано, а на кнопці відобразиться символ «+» (рис. 5.25, a). Зверху ви побачите також кнопки рівнів структури з цифрами «1», «2», «3». Якщо клацнути кнопку 2, буде створено підсумковий звіт, тобто таблицю, в якій приховано всі рядки даних, а залишено тільки підсумки (рис. 5.25, б). Якщо ж клацнути кнопку 1, то проміжні підсумки також буде приховано, відображатиметься лише загальний підсумок (рис. 5.25, в).
Рис. 5.25. Керування структурою підсумків: а - приховування даних про об'єкти певної групи; б - створення підсумкового звіту; в - відображення лише загального підсумкового значення
Щоб видалити з таблиці підсумкову інформацію, слід виділити всю таблицю разом з підсумками, виконати команду Дані Підсумки й у вікні Проміжні підсумки клацнути кнопку Прибрати все.
Проміжні підсумки можна обчислювати за значеннями кількох параметрів та з використанням різних узагальнюючих операцій . В останньому випадку операцію обчислення підсумків слід повторити кілька разів. Щоб нові підсумки додавалися, не замінюючи вже наявних, у вікні Проміжні підсумки потрібно зняти прапорець Замінити поточні підсумки.