Впорядкування даних у таблицях

Рядки таблиці найчастіше містять відомості про однотипні об’єкти, наприклад про учнів, книжки або автобусні маршрути . У кожному стовпці записують значення якогось параметра однотипних об’єктів, наприклад імена учнів чи назви книжок. Впорядкуванням, або сортуванням, рядків таблиці називають процес їх розташування в такому порядку, що значення певного параметра (тобто значення в якомусь стовпці) лише зростатимуть або лише спадатимуть. Впорядковують рядки, як правило, у таких випадках:

Сортування можна здійснювати двома способами: за зростанням та за спаданням. У першому випадку на початку таблиці розміщуються найменші значення, у другому випадку – найбільші.

Отже, щоб дізнатися, які об’єкти мають малі значення певного параметра, таблицю необхідно відсортувати за цим параметром у порядку зростання і переглянути кілька перших рядків. Щоб знайти об’єкти з великими значеннями параметра, таблицю сортують у порядку спадання. І в цьому разі відомості про такі об’єкти розташовуються в перших рядках таблиці.

Взагалі ж сортування таблиці в Microsoft Excel потребує виконання двох кроків.

Рис. 5.8. Вікно Сортування діапазону

Розглянемо приклад. На рис. 5.9, а зображено вихідну таблицю з відомостями про працівників, а нарис. 5.9, б – результат її сортування за спаданням значень дати народження: дані про наймолодшого працівника розміщені у таблиці першими. Якщо параметр сортування має текстовий тип, то його значення розташовуються в алфавітному порядку. Так, на рис. 5.9, в та сама таблиця відсортована за зростанням значень прізвищ (тобто прізвища розміщено в алфавітному порядку).

Рис. 5.9. Сортування таблиці з відомостями про працівників: а – вихідна таблиця; б – відсортована за спаданням значень дати народження; в – відсортована за зростанням значень прізвища

Сортування можна здійснювати за двома чи трьома параметрами, виконавши відповідні настройки у вікні Сортування діапазону(див. рис. 5.8). Спочатку таблицю буде відсортовано за стовпцем, вибраним у списку Сортувати за. Потім кожну групу рядків, де значення першого параметра сортування повторюються, буде відсортовано за значеннями параметра, вибраного у верхньому списку Потім за, і нарешті – за значеннями параметра, вибраного у нижньому списку Потім за. Так, таблицю, яка подана на рис. 5.10, відсортовано за спаданням спочатку значень параметра Посада, а потім – параметра Оклад. Як бачите, у групі з двох працівників, що обіймають посаду продавця, зверху розташовано прізвище працівника з більшим окладом. Для впорядкування місяців і днів тижня згідно з їх логічним, а не алфавітним порядком необхідно у вікні Сортування діапазону клацнути кнопку Параметри та вибрати список для сортування (рис. 5.11)

Рис. 5.10. Сортування таблиці за двома параметрами

Рис. 5.11. Вікно параметри сортування

Для визначення порядку сортування можна використовувати і власний набір даних. Наприклад, якщо в одному зі стовпців списку містяться значення низький, середній і високий, то можна створити такий порядок сортування, за яким рядки, що містять значення високий, будуть йти першими, середній – наступними, а низький – останніми. Для цього спочатку потрібно ввести слова «високий», «середній» та «низький» у послідовні клітинки стовпця таблиці (рис. 5.12). Потім слід виділити цей діапазон, виконати команду Файл Параметри Додатково Змінити списки, клацнути кнопку Імпорт, а потім ОК, і користувацький список для сортування буде готовий (рис. 5.13, a). Залишиться тільки у вікні Сортування діапазону клацнути кнопку Параметри та вибрати щойно створений список для сортування (рис. 5.13, ,).

Рис. 5.12. Список даних, за якими потрібно виконати сортування

Рис. 5.13. Сортування за власним списком значень: а – створення власного списку для сортування; б – вибір параметрів сортування